Az analitika varázsa – a leltár 1. rész

A leltár az az analitika, amit minden vállalkozónak el kell készítenie.

Ahogyan azt a múlt héten már említettem, az analitika egy ritka szép területe a pénzügyeknek. Szép, mert hihetetlenül sokoldalú. Sokoldalú, mert a cégedhez hajlítható, igazítható: csak azt használod belőle, ami neked kell, azt viszont nagyon. (És mivel minden cég más, már meg is van a magyarázat, miért olyan változatos területe a pénzügyeknek az analitika.) És szép, mert informatív: sokszor még a könyvelőd is ebből dolgozik (már ha vannak analitikáid, mert egyébként csak a számlákból és kivonatokból tud dolgozni, az meg nem mindig egyértelmű). Az egyik analitika, ami nagy segítség minden vállalkozónak kivétel nélkül, a leltár. Ismerjük meg a leltár szépségeit! 

 

Az analitika varázsa – még egy pár szó a könyvelődről…

 

Egy fél mondattal már a felvezetőben is utaltam rá, hogy ha vannak (jól ekészített és karbantartott) analitikáid, akkor a könyvelő is szívesebben dolgozik abból. Ennek az az oka, amit szintén említettem már a felvezetőben: ha csak a számlákra, nyugtákra és a kivonatokra kell hagyatkoznia a könyvelődnek, akkor könnyen lehet, hogy amit azon lát, nem lesz egyértelmű a számára. Ha pl. papír-írószer webáruházad/boltod van, és a számlán csak annyit lát, hogy vettél egy kisebb tétel fénymásolópapírt, nem biztos, hogy el tudja dönteni, hogy ez árukészlet, mert el akarod adni, vagy saját felhasználásra vásároltad, és akkor irodaszer (anyagkészlet). Vagyis amikor az egyszeri kisvállalkozó néha szó szerint minden hónap ötödikéig odaönti a könyvelője elé a számláit annyival, hogy “Meghoztam a múlt havi adagot!”, akkor az nem biztos, hogy elég információ a könyvelőnek ahhoz, hogy korrektül könyveljen.

Ha azonban ezeket az adatokat rendszerezetten kapja, mert te már bepakoltad ezeket a számlákat valamilyen kimutatásba, akkor rögvest tudni fogja, hogy mihez kezdjen vele. Különösen akkor, ha egyszer összeültök, és bemutatod a könyvelődnek, hogy milyen analitikákat és hogyan szeretnél vezetni, milyen adattartalommal, milyen bontásban, stb. Lehet, hogy a könyvelődnek is lesz egy-két jó ötlete, így szépen össze is tudok dolgozni. Ő is megkapja a maga információját belőle a könyveléshez, és te is a magadét az üzleti döntéseidhez. Hurrá!

Az egyik ilyen analitika pedig nem más, mint a leltár.

A leltár az az analitika, amit minden vállalkozónak el kell készítenie.
fotó: freedigitalphotos.net

Analitika, amit minden kisvállalkozónak vezetnie kell – a leltár

 

Igen, ezt minden kisvállalkozónak vezetnie kell, még akkor is, ha éppen mikrovállalkozó vagy. Az evidens, hogy ha valamilyen termelőtevékenységet folytatsz, vagy éppen kereskedsz, akkor muszáj, mert jelentős pénzeket ölsz az anyagkészletbe és/vagy az árukészletbe.

Termelőcégként az anyagkészletet a nyersanyagok (amiből előállítod a cuccot), a félkésztermékek (azok a még előállítás alatt álló termékek, amelyek még nem használhatóak teljes funkcionalitással, de már legalább egy összetett munkafolyamaton átestek) és a késztermékek jelentik. Ha eladod ezeket akár nagykernek, akár végfelhasználónak, akkor árukészletté avanzsálnak a késztermékek is, és a könyvelő az értékesítést már az árukészletről fogja könyvelni.

Kereskedelmi vállalkozásként pedig minden árubeszerzésed árukészletre kerül. Anyagköltségeid is lesznek, mert minimum irodaszert akkor is be kell szerezned (de lehet például, hogy tisztítószereket is, ha van irodád), de ezek nagyságrendlieg általában messze nem lesznek akkorák, mint az árukészleted.

Ha pedig szolgáltató vagy, akkor örülhetsz, mert nálad lesz a leltár valószínűleg a legkisebb macera, mivel alapvetően nem készletek forgatásával keresed a pénzt. Ez azonban nem jelenti azt, hogy ne lenne akár áru-, akár anyagkészleted. Ha ugyanis szolgáltató vagy, akkor a papírok gyártása tömeges, vagyis irodaszer minimum van nálad is (készleten is), de nagyon esélyes, hogy árukészleted is lesz. Egyre kevesebb szolgáltató engedheti meg magának azt a luxust ugyanis, hogy “csak” szolgáltasson.

 

A kreatív kontroller (köz)beszól: 

Nem véletlen, hogy szinte minden szolgáltató előáll egy könyvvel, “dobozos” termékkel (DVD-re írt oktatóanyagok), vagy akár társasjátékkal is. A vevők igénylik azt, hogy fizikailag kézbenfogható termékei is legyenek attól, akinek bizalmat szavaz. (Nézd meg bármelyik menő tanácsadó termékpiarmisát! Valahol a piramis alján(!!!) egészen biztosan találsz egy könyvet, vagy ehhez hasonló, kisebb értékű fizikai terméket.) Ezek a bizalom- illetve a szakmai személyes márka kiépítésére szolgálnak – egyfajta fizetős csalianyagként. 

 

Ugyanez azonban igaz visszafelé is: a termékelőállítók és -forgalmazók is egyre gyakrabban adnak a termékeik mellé ilyen-olyan szolgáltatásokat, garanciákat – amelyek benne vannak az árban. Vagy csomagokat állítanak össze, amelyekben a termékeket szolgáltatásokkal egészítik ki. Sok nagy webshopban az ingyenes házhoz szállítás is egy ilyen szolgáltatás, ami “benne van az árban”.

A lényeg: akármilyen vállalkozásod is van, egy évben legalább egyszer fel kell mérned, és aztán a könyveidben szereplő értékekkel össze is kell hasonlítanod a felleltározott készleteidet – és a leltár eredményeihez kell igazíttatnod a könyvelőddel a könyvelésedet (szakszóval a könyveidet), hogy azok a valóságot tükrözzék.

 

A kreativ kontroller (köz)beszól: 

Figyelem! Mivel a leltár egy olyan analitika, amelynek alapján a könyvelőd a valós adatokhoz korrigálja a könyveidben szereplő értékeket, ezért ez egy fontos, a számviteli törvény szerint is megőrzésre, nyomonkövetésre ítélt adatsor! Nem véletlen, hogy lehet készen is leltáríveket kapni, de ha Excel-ben készíted, akkor is ki kell nyomtatni, és aláírni, pecsételni (már ha van pecséted), illetve az azokból a programokból lehúzott leltárnak, amelyek nemcsak számlázásra, hanem pl. leltározásra is képesek, valamilyen egyéb módon hitelesnek kell lennie. És itt sem a könyvelőd aláírása fog díszelegni, hanem a tiád, mert a leltár elvégzéséért és eredményéért is is te leszel a felelős vezető. A számviteli törvény szerint ugyanis csak olyan dokumentumok alapján lehet bármit is könyvelni, amelyek vagy szigorú számadási kötelezettségűek – erről még írok majd később -, vagy a megfelelő tanúsítással van ellátva, hogy a benne szereplő adatok bizonyító erejűek és hitelesek. Ez utóbbi a leltárív, amit aláírtál.

 

A leltár feltételei

 

Ezzel fogjuk folytatni a jövő héten. És mivel a leltár nem egy egyszerű ügy, még a folyamatáról és a fajtáiról is külön fogok írni.

 

Csengő kasszát és sikeres vállalkozást kívánok! 

🙂 Csilla 🙂 

 

Posted on: 2016-11-04, by :

2 thoughts on “Az analitika varázsa – a leltár 1. rész

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.