Az analitika varázsa – a leltár 2. rész

Leltár avagy hogyan minimálleltározzon egy kisvállalkozás?

Leltár. Ha meghallod ezt a szót kisvállalkozóként, mi jut eszedbe először? Ha az, hogy elmegy az élettől a kedved, akkor megnyugtatlak: csak azért tűnik olyan nagynak, legyűrhetetlennek a feladat, mert nem tudsz még a témáról eleget. Ha azonban már vannak alapvető ismereteid fogalom szintjén a leltárról, akkor talán nár nem akkor a vész. Az meg külön segít, ha a leltározás hogyanját is ismered. Ehhez kapod meg ma az első adalékot. 

A leltár – miért kell? 

 

Röviden: hogy pontosak legyenek a készletnyilvántartásaid.

Bővebben: hogy a készletkimutatásaid (akkor is, ha kettős könyvelést vezetsz) pont azt mutassák, ami a valóság – így kerülve el, hogy akár valótlan nyereséget, akár nem létező veszteséget mutass ki az üzleti éved végén.

A nagy kérdés az, hogy hogyan lehet a leltárt jól csinálni. A jövő héten még ennek módszereit is kivessézük. Előtte azonban meg kell teremtened a leltározás feltételeit.

 

Leltár avagy hogyan minimálleltározzon egy kisvállalkozás?
fotó: freedigitalphotos.net/jk1991

A leltár feltételei – a leltárterv

 

Ezzel kezdem, mert az ösze többi úgyis benne van a leltártervben.

Igen, a leltárt illik megtervezni – különösen akkor, ha a leltár egy nagyobb cégnél zajlik, sokféle és/vagy nagy készletet kell felleltározni, sok embert mozgat meg, stb. Ilyenkor nem árt tudni, hogy kinek mikor mi a dolga, felelőssége, kinek kell ellenőrizni, stb., ezt pedig mindig a leltártervben soroljuk fel.

 

A kreatív kontroller (köz)beszól: 

Nem, egy egyszemélyes egyéni vállalkozásnak nem kell ilyen kiterjedt tervet készítenie a leltárhoz. De a sarokpontokat, illetve minimum az ütemezést akkor sem árt rögzíteni. Lehet, hogy elfér egy A4-es lapon, de az nem baj. A lényeg, hogy egyszer előre gondold végig, mit és hogyan akarsz csinálni. 

 

Szóval készíts egy tervet!

Aminek benne kell(ene) lennie:

  • előkészítő feladatok
  • a leltár tárgyi feltételei
  • a leltár személyi feltételei
  • a leltár felvételének módja
  • a leltár ütemezése
  • minden egyes ponton a határidők, a felelősségi körök és az ellenőrzés tisztázása
  • a leltár zárása

Persze lehet ezt még cifrázni, de egy kis cég esetében ritka, hogy akkora árumennyiség forogjon, hogy ennél többre legyen szükség.

A leltár tárgyi feltételei

 

Mi kell a leltárhoz? Ez itt a központi kérdés.

Ami szóba jöhet:

  • leltárprogram (ez lehet akár egy Excel-táblázat is)
  • megfelelő leltárívek, leltárjegyek – leltárjegyekre vezeted fel egy-egy készlettétel megszámolt mennyiségét, a leltáríven pedig összesítitek az ezekre felvett mennyiségi adatokat
  • a számlálóknak toll, papír, számológép is jól jöhet
  • a leltárhoz szükséges mérőeszközök (szükség esetén a leltározandó készlet fajtájától függően)
  • megfelelő helyiség, számítógép biztosítása a beérkező adatok felvitelére
  • ugyanígy áram, szükség esetén internet
  • korábbi leltár vagy egyéb analitikák, illetve a főkönyvi készletadatok (főkönyvi kivonatból – ha kettős könyvvitelt vezetsz) – erről még majd a következő blogposztban lesz szó, hogy miért

 

A leltár személyi feltételei

 

A leltárt jó esetben egy komplett kis csoport végzi, amelynek tagjai:

  • leltárfelelős
  • leltározók
  • leltárellenőr.

A leltárfelelős az a valaki, aki arra figyel, hogy a leltártervnek megfelelően folyjon le a leltár. Legalábbis nagy vonalakban ez a dolga. Kis cégeknél belefér, hogy még a számítógépes adatrögzítést, összesítést is ő végezze el, mert ilyen cégeknél nincs erre külön személyzet (pl. a könyvelésen).

A leltározók azok, akik ténylegesen végzik a számlálást, és rögzítik a felvett adatokat. Ajánlott, hogy párban legyenek, mert a “több szem többet lát” elv érvényesítése a leltár esetén különösen fontos.

A leltárellenőr meg az a személy, aki csak azért jár a leltározók sarkában, hogy leellenőrizze, mit és hogyan számolnak, rögzítenek a leltározók, illetve kifejezetten arra utazik, hogy a szabálytalanságokat, hiányosságokat, szakszerűtlenségeket kiszúrja, bocsánat, kiszűrje, és azon mód és helyben korrigálja.

Erre a feladatra a leltárt végzőket fel is kell készíteni, ki is kell képezni. A leltár személyi feltételeihez hozzátartozik a leltárt végzők megfelelő kiképzése is a feladatukra.

Természetesen egy szolgáltató egyéni vállalkozó nem kell, hogy csak a leltár kedvéért felvegyen alkalmilag még másik három embert, csak hogy komplett legyen a leltár személyzete. Elvégezheted az egészet egyedül is, ilyenkor azonban ne egyszerre, egy lépcsőben végezd a számlálást, mérést, ellenőrzést, összesítést is, hanem egymás után. Így némi távolságot tartasz egyik feladattal a másiktól, és van rá esély, hogy az esetleges hibákat egymagad is kiszúrd.

A leltár fajtája, módszerei

 

Vannak még érdekességek, úgyhogy lesz miről írnom a jövő héten is. 🙂

Csengő kasszát és sikeres vállalkozást kívánok! 

🙂 Csilla 🙂 

 

Fotó: freedigitalphotos.net/jk1991

Posted on: 2016-11-11, by :

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.