A beszerzés 4 pillére – ahogyan a pénzügyes látja

A beszerzés csak pénzköltés lenne? Szerintem pénzügyi értelemben is jóval több ennél.

A beszerzés sok esetben lehet kulcsfontosságú egy vállalkozás működésében – esetleg még akkor is, amikor nem is olyan nyilvánvaló. Éppen ezért érdemes erre a 4 pillérre alapozni, amelyeket most bemutatok azért, hogy tudd, mire figyelj, hogy a beszerzés is hozzátegye a magáét a te vállalkozásod sikeréhez. Így cseng a kassza már a beszerzés szakaszában!

 

 

Mi a beszerzés?

 

A beszerzés az az üzleti tevékenység, amelynek során mindazt az erőforrást képesek vagyunk biztosítani a vállalkozásnak, amely a kívánt stratégiai célok eléréséhez és a működés általunk kívánt színvonalon tartásához szükséges. Click To Tweet

 

A kreatív kontroller figyelmeztető lövése:

 

Nem, ez nem korrekt tankönyvi definíció, mint az a megfogalmazásból is látszik. Viszont a célnak megfelel, és a lényeg benne van. Érthetően. A cél meg ez volt.

 

Nézzük ebből a definícióból a kulcsszavakat:

 

  • üzleti tevékenység
  • erőforrás
  • stratégiai célok
  • színvonal.

 

A beszerzés csak pénzköltés lenne? Szerintem pénzügyi értelemben is jóval több ennél.
A beszerzés csak pénzköltés lenne? Szerintem pénzügyi értelemben is jóval több ennél.

 

Ha erre a négy pillérre építed a beszerzési tevékenységedet, már nagy baj nem lehet. És ez még akkor is igaz, ha kisvállalkozásnál is kisebb, mikrovállalkozás vagy. Egyszerűen azért, mert

 

  1. az alapok minden esetben ugyanazok
  2. vállalkozást mindig az örökkévalóságnak építünk.

 

Ez utóbbi mondat miatt köszönnek vissza a stratégiai célok a beszerzésben (ld. a definíciót), de más miatt is fontos az örökkévalóság. Még a mikronnyi méretű vállalkozásokban is kell ugyanis rendszereket építeni. Olyan rendszereket, amelyek jó alapjai lehetnek egy növekedésnek. Vagyis már kicsiként le kell tenni azoknak a rendszereknek az alapjait, amelyek ugyanolyanok lesznek nagyban is – legfeljebb kiegészülnek, bővülnek ezzel-azzal.

 

A lényeg: már kis cégként megtervezzük, hogyan fogunk működni nagyként – és erre húzunk rendszert, ezt működtetjük kicsiben. Ezért fontos, hogy már kicsiként is legyen marketing- és értékesítési rendszered, pénzügyi rendszered, és már az induláskor is legyen szervezeti felépítésed legalább funkciók szerint. Mert ha méég nincsenek is alkalmazottaid, akkor lesznek beszállítóid, esetleg alvállalkozóid, akiknek el kell látni ugyanezeket a feladatokat.

 

És akkor helyben is vagyunk. Itt a beszerzés témaköre.

 

A beszerzés és a stratégia

 

A beszerzés valóban lehet stratégiai tevékenység. Sőt igazából annak is kell lennie.

 

Más szempontból is stratégiai tevékenységnek tekinthető. Ha emlékszel még az Áll az alku? című bejegyzésemre, akkor tudod, hogy már ott is megemlítettem, hogy a beszerzés akkor a leggazdaságosabb, ha stratégiai együttműködések kialakítására törekszel a beszállítóiddal. Gazdaságos, mert nem kell mindig azzal szenvedni, és az erőforrásokat lekötni, hogy új beszállítót hajts fel, hogy az újat megtanítsd, hogyan teljesítheti maradéktalanul az elvárásaidat, és nem nagyon fog az ellen sem berzenkedni, hogy ha újítasz, azt neki is le kell követnie. (Már persze, ha körültekintően választottad ki a partnert már az elején.)

 

Azon túl, hogy a beszerzést is stratégiai alapokra helyezed, a beszerzés mint funkció támogathatja a stratégiai céljaid elérését is. Ha például az a stratégiai cél, hogy 10 éven belül 100%-ban fenntartható módon működjön a vállalkozásod, akkor a beszerzés során is érvényesülniük kell a környezettudatos szempontoknak. Nem egyszerűen meg kell felelnie a megvásárolt termékeknek a szigorú környezetvédelmi kritériumoknak használatuk során, hanem már az előállításuknak is fenntarthatónak kell lennie. Meg a használat után a hulladékként történő feldolgozásának, elszállításának stb.

 

Ehhez a beszerzésnek nagyon meg kell izzadnia, hiszen ez rengeteg olyan követelményt jelent, amelynek egyelőre csak kevés beszállító tud megfelelni. Vagyis érdemes a beszerzési funkcióra úgy tekinteni a cégedben, mint a jobb kezed, amely segít megvalósítani a 10 éves távú terveidet.

 

A beszerzés és az erőforrások

 

Szerény szakmai véleményem szerint a beszerzés maga is erőforrás. Már persze, ha jól csinálják. (Mert irtóra el is lehet szúrni, erről még lesz szó később.) Itt alapból erőforrásként kezelt dolgok összpontosulnak:

 

  • pénz
  • idő (hát bizony, ha valamit nagyon fel kell kutatni, az nem fog egyik napról a másikra menni)
  • kapcsolati tőke
  • humán erőforrás (szerintem egy jó beszerző kincset ér)
  • eszközök (egy beszerzőnek illik, hogy legyen számítógépe, internethozzáférése, telefonja, íróasztala székkel, és más ehhez hasonló holmijai a hatékony munkához)

 

Arról nem is beszélve, hogy ha jó a beszerző, illetve a beszerzés eleve egy jó koncepció alapján dolgozik, akkor rengeteg pénzt is megspórolnak. (Erről lesz még szó.)

 

A beszerzés és a színvonal

 

A beszerzés az az egyik területe a cégednek, amely kifelé képviseli a céged. Mindenben. Tárgyalási stílusban, megjelenésben, gondolkodásban/vállalati kultúrában, kommunikációban. Igazából a beszerzés egy márkaépítő terület – csak erről a marketingesek szeretnek megfeledkezni. (Nem tudom, miért. Ha addig eljutunk marketingben, hogy a névjegykártyánk marketingeszköz, akkor a beszerzés mitn funkció miért nem jut el ugyaneddig?)

 

Ennek megfelelően kell azt a színvonalat is megjeleníteni a beszerzés során. Nemcsak azzal, ahogyan a beszerző tárgyal, viselkedik stb. Hanem azzal is, hogy mit és milyen minőségben szerez be.

 

Ez ugyanis a te céged teljesítményét határozza meg (legalábbis részben). Egy példa: gondolom, neked sem mindegy, hogy ha az éttermedben carpaccio-t kínálsz, akkor az életlen bökővel van elfűrészelve, vagy egy minőségi chefkéssel van leheletvékonyra szeletelve. (Különösen, ha egyébként minőségi, fine dining kajákat akarsz kínálni, és a stratégiai cél a Michelin-csillag megszerzése.) Másik példa: adatbáziskezelést értékesítesz, de nem pöpec gépeket használsz, hanem ezer éves, lerobbant Commodore 64-eseken próbálsz valamilyen szoftvert futtatni.

 

A beszerzésnek tehát meglehetősen pontosan tisztában kell lennie a vállalkozásod stratégiai céljaival, illetve azzal, hogy ez milyen színvonalat jelent a cég működésében – mert neki ehhez kell biztosítania a feltételeket, erőforrásokat.

 

A beszerzés mint üzleti tevékenység

 

És itt el is érkeztünk a lényeghez – legalábbis ami engem illet pénzügyesként. Beszéljünk a pénzről!

 

Fentebb azt írtam, hogy a beszerzést nagyjából ezer helyen lehet elrontani. Ami azért gáz, mert minden egyes hiba pénzbe kerül. Vagy veszteséged lesz miatta, vagy többletkiadást okoz, vagy elmaradt hasznot. Mindegyik mínuszt jelent – és a vállalkozásod fejlődési ütemének fékezését.

 

Tökmindegy, melyik verzió áll elő, mindenképpen elpazarolt pénz a vállalkozásodnak. És innen lehet megfogni a beszerzés mint üzleti tevékenység lényegét.

 

A vállalkozás az a játék, amit pénzre játszanak - a sikert pedig nem árbevételben, hanem nyereségben mérik. Click To Tweet

 

Korábban már leszögeztük, hogy a vállalkozás az a játék, amit pénzre játszanak – a sikert pedig nem árbevételben, hanem nyereségben mérik. Márpedig ha ez igaz, akkor a nyereséget két oldalról lehet növelni:

 

  • a bevételeket növeljük
  • a kiadásokat csökkentjük.

 

A beszerzés – mint fentebb már írtam – közvetlenül ritkán tud hozzájárulni a bevételek növekedéséhez. A költségek csökkentéséhez viszont annál inkább. És erre is két módszere van:

 

  1. olyan előnyös üzletet köt – vagy hosszú távra szóló rendeléssel, vagy nagy tételben rendeléssel, vagy bármilyen más módon -, hogy a beszerzési árat lejjebb tudja szorítani
  2. olyan előnyös terméket, eszközt, szolgáltatást vásárol, amelynek segítségével nő a hatékonyság, azaz több pénzt lehet a beszerzett holmikkal termelni – ez pedig az ár-érték arány és a megtérülés elvének érvényesítésével érhető el. Így egységnyi bevételt jóval kisebb költséggel lehet realizálni – ergo ugyanannyi kiadással nagyobbat lehet szakítani.

 

A beszerzés és a szakmai kihívások

 

A beszerzés ezért nagy kihívás szakmailag, mert

 

  • nemcsak az emberekkel kell tudni jól bánni hozzá
  • és nagyfokú konszenzuskészségre van szükség,
  • hanem azért is, mert jó, ha arra a szakterületre is van egy alapos rálátásunk, amihez éppen beszerzünk bármit is,
  • plusz a vállalkozás stratégiai céljaival is tisztában kell lenni – hogy értsük, tudjuk, miért kell éppen azt kell beszerezni, amit, és hogy valóban az ezen céloknak leginkább megfelelő dolgokat szerezzük be.

 

Vagyis a beszerzés nem ott kezdődik, hogy megversenyeztetem az ajánlatokat. Hanem ott, hogy van jövőképem a vállalkozásomról, és azt akarom megvalósítani – a beszerzés segítségével is.

 

Ha további jó tippeket szeretnél kapni a beszerzére vonatkozóan, akkor nézd meg Németh Eszter blogját, a hatekonybeszerzes.hu-t. (Igaz, mostanában már nem ír rá Eszter, de ami rajta van, az kincset ér!)

 

Csengő kasszát és sikeres vállalkozást! 

🙂 Csilla 🙂

Photo by Sebastian Pichler on Unsplash

MentésMentés

MentésMentés

MentésMentés

MentésMentés

MentésMentés

MentésMentés

MentésMentésMentésMentés

Posted on: 2018-03-26, by :

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.

Ez a weboldal az Akismet szolgáltatását használja a spam kiszűrésére. Tudjunk meg többet arról, hogyan dolgozzák fel a hozzászólásunk adatait..

A honlap sütiket használ a jobb felhasználói élmény érdekében. Elfogadod ezek használatát? További információ

A süti beállítások ennél a honlapnál engedélyezettek a legjobb felhasználói élmény érdekében. Amennyiben a beállítás változtatása nélkül kerül sor a honlap használatára, vagy az "Elfogadás" gombra kattintasz, azzal elfogadod a sütik használatát.

Bezárás