Folyamatok – az igazság a gyakorlaton innen, a guruk szlengjén túl

A folyamatok jó dolgok - de vajon hány vállalkozó tudná megmondani, mit is ért rajta?

Folyamatok. A csapból is ez folyik. Elmész egy konferenciára, és tök mindegy, hogy az vállalkozói, marketing-, értékesítési vagy éppen pénzügyi konferencia, a színpadon álló guruk szájából szinte már mantraként hangzik el a mondat: “Építsd ki a folyamataidat!” OK. Építsem ki. De hogyan? Hol kezdjem? Mivel? És hogyan csináljam? Hol az eleje? És a vége? Rendet vágunk a guruk homályos célozgatásai között, és tiszta vizet öntünk a pohárba!

 

 

Folyamatok – mik is azok valójában?

 

Először is kezdjük ott, hogy mi a búbánat az a folyamat, amit annyira emleget minden vállalkozási szakértő, legyen az marketinges, értékesítő, pénzügyes vagy vállalkozásfejlesztő?

 

Figyelem, ismét nem tankönyvi definíció következik, azaz ezt én követtem el – szigorúan a közérthetőség jegyében:

 

 

Szép hosszú mondat, lássuk, mi ebből a lényeg!

 

A folyamatok lelke: a munkamenet

 

A vállalkozásod valamilyen működési területén (pl. marketing, értékesítés, pénzügyek, munkaerő felvétel stb.) folyó munkát írod le. Precízen.

 

A folyamatok jó dolgok - de vajon hány vállalkozó tudná megmondani, mit is ért rajta?
A folyamatok jó dolgok – de vajon hány vállalkozó tudná megmondani, mit is ért rajta?

 

Minek kell leírni minden, de szó szerint minden működési terület minden munkamenetét? Kérdezz meg egy minőségbiztosítót, és garantáltan estig fog tartani a válasza, úgy bele fog lendülni! Ez nem véletlen: a munkamenetek, folyamatok leírása mindig is elsősorban azt a célt szolgálta, hogy egy általunk meghatározott, és megőrizni kívánt minőségi színvonalat képesek legyünk fenntartani – mi több, akár garantálni is. Nem véletlen, hogy a munkamenetek pontos rögzítése éppen a minőségbiztosítási rendszerekkel terjedt el széleskörűen.

 

A munkamenetek rögzítésének más oka is van, ez pedig a gazdaságosság. A rögzített munkamenet ugyanis már a munkamenetnek, folyamatnak azt a változatát rögzíteni, ami gazdaságossági szempontból ki van próbálva, azaz a lehető legköltséghatékonyabban működtethető és fenntartható. Éppen ezért adott technológiai színvonalon nézve a rögzített munkamenetektől történő bármiféle eltérés garantáltan többletköltséget okoz.

 

Szintén a gazdaságosság volt a másik szempont, ami miatt érdemes volt a munkameneteket írásba fektetni. Mégpedig az új munkaerő betanításának gazdaságossági szempontjai. Fontos, hogy az új munkatárs is mihamarabb képes legyen olyan hatékonysággal dolgozni, olyan minőséget produkálni, mint bármelyik régi motoros kollégája. Ezt a betanulási folyamatot könnyíthetjük és gyorsíthatjuk meg azzal, ha vannak rögzített, ezáltal megtanulható munkafolyamataink.

 

A folyamatok hogyanja – a lépések

 

Ez az, amikor pontról pontra leírod, hogyan kell elvégezni azt a munkát, amit éppen rögzítesz a munkamenet leírásában.

 

Itt is elsődleges szempont, hogy akárki veszi is át a munkafolyamatot (helyettesítés, új munkatárs lép be stb.), az könnyen képes legyen átvenni a folyamattal járó feladatokat.

 

És képes legyen átlátni, hogyan is kell ezt jól csinálni.

 

A coach (köz)beszól:

 

Coachként az egyik legelső dolog, amit a mestercoachom megtanított, hogy lehetőség szerint ne használjuk a “Miért?” kérdést. Ha mégis szükséges, akkor írjuk körül másképp. (Például: “Mi lehetett az oka?”) Egyrészt, mert túlságosan direkt, másrészt, mert túlságosan vádló az aspektusa.

 

Az én személyes tapasztalatom szerint viszont van még egy kérdés, amit tilos lenne feltenni, különösen az elbizonytalanodott embereknek. Ez a kérdés a “Hogyan?”.
Éppen ezért én mindig rákérdezek előtte minden más körülményre (Ki? Kit? Kivel? Mivel? Mikor? Hol? Hová? Mennyit?). Ha ezekre ugyanis mindre van válaszunk, abból már kirajzolódik a “Hogyan?” is.

 

 

 

 

Amikor tehát a lépéseket határozzuk meg egy munkamenet, folyamat leírása során, akkor érdemes itt is a körülményeket leíró kérdésekre koncentrálni:

 

  • Ki?
  • Kit?
  • Kivel?
  • Mivel?
  • Mikor?
  • Hol?
  • Hová?
  • Honnan?
  • Mennyit?
  • Miből?
  • Milyen?

 

Ha ez már mind megvan, akkor megvannak az erőforrások (eszközök, támogatók, együttműködők, munkatársak, pénz, idő, tőke stb.), a támogatók, a határidők, a felelősök… magyarul minden, amiből kiderülhet, hogy hogyan kell kivitelezni egy adott munkamenetet, folyamatot.

 

A folyamatok modernizálása – a sztenderdizáció

 

Talán ez a leglényegesebb.

 

Azért kell, hogy sztenderdizálhatóak legyenek ezek a folyamatok, mert akkor ezek

 

  • repetitívek, azaz ismételhetőek lesznek
  • mérhetővé, azaz ellenőrizhetővé válnak
  • azonos minőségben végezhetőek el – azaz folyamatosan garantálni tudsz egy minőségi szintet a vevőidnek és a munkatársaidnak is
  • automatizálhatóak – azaz kiszervezheted, más munkatársakra bízhatod.

 

Gyakorlatilag itt is érvényesülnek azok a szempontok, amelyeket korábban is emlegettem már – csak képbe került még az automatizáció, illetve a mérhetőség.

 

Miért kell lehetőség szerint automatizálhatónak lennie a folyamatoknak?

Egyszerűen azért, mert ha versenyképes akarsz maradni, akkor hatékonynak kell lenned. Ez pedig sztenderdizált folyamatok és automatizáció nélkül tutira nem fog menni. Éppen a múlt héten írtam a hatékonyságról, termelékenységről egy szívhez szóló blogcikket a bérezéssel összefüggésben, ajánlom elmélyült olvasásra jó szívvel:

 

Bérezés – találd meg az egyensúlyt a vállalkozásod és a munkatársak között!

 

Miért kell egy folyamatnak mérhetőnek lennie?

 

Azért, mert különben nem tudod ellenőrizni, hogy valóban a leírásnak megfelelően valósultak-e meg a munkafolyamatok. A minőség biztosításának fontos része a minőség-ellenőrzés – akár a folyamatok végrehajtásának, kivitelezésnek minőségére vonatkoztatva is.

 

Arról nem is beszélve, hogy sok olyan vállalkozás van, ahol a mérhető teljesítményt nemcsak a folyamatok minőségének biztosítására használják, hanem ösztönzésre is. A bérezés részévé teszik, így a mérhető mutatók teljesüléséhez kötik a bér mértékét. (A minőségi és mennyiségi pótlék, de akár a jutalék is ebben a körbe sorolható jelenség.)

 

Folyamatok tervezése – hol lehet a baki?

 

Ott, hogy a folyamatok nem örök érvényűek.

 

Történhet olyan változás a vállalkozásodon belül vagy kívül is, amely szükségessé teszi a folyamataid újragondolását.

 

Ezekben az esetekben nincs mese, le kell ülni és addig fel sem állni, amíg vagy ki nem igazítottad a folyamatok leírását, vagy totálisan újra nem hangoltad az egész rendszert.

 

Mikor lehet erre szükség?

 

Csak néhány példa a teljesség igénye nélkül:

 

1. A vállalkozásod szintet lép

 

Gyakori mostanában, hogy olyan cégek a megbízóim, akik szépen növekednek, de valami olyat szeretnének meglépni, amit éreznek, hogy túlnő rajtuk. Igazából nem rajtuk nő túl a dolog, hanem a jelenleg működő folyamataikon.
Ergo éppen a folyamataik nem felelnek meg a növekedés követelményeinek.

 

2. A vállalkozás nem tud szintet lépni

 

Ez ugyanaz, mint az 1. pont, de mégsem egészen. Ekkor ugyanis a vállalkozás még nem kapcsol időben, már be is indítja a szintlépést, de csak azt veszi észre, hogy sehogy sem megy.

 

Ennek oka az, hogy az eddigi, kisebb léptékre méretezett folyamatok a szintlépés gátjaivá válnak.

 

3. Változik a vállalkozás stratégiája

 

A stratégiai célokat mindennek alá kell támasztania. Az áraknak, a marketingnek, a márkának – a folyamatoknak. Mindennek. Vagyis ha változik a stratégia, nem maradhatnak a korábbi stratégiára szabott folyamatok sem.

 

+1. Orbitálisan megváltozik a piaci/gazdasági/jogi környezet

 

Képzeld el például a magán-tankönyvkiadók helyzetét, amikor úgy változott meg a jogi környezet (a tankönyvlista szabályozása), hogy gyakorlatilag egyik napról a másikra megszűnt a piacuk. Csak azok a kiadók tudtak talpon maradni, amelyek elemi változtatásokat vittek végig a stratégiájukban. (Pl. elkezdtek külföldi piacra dolgozni.)

 

Neked rendben vannak a folyamataid?

 

Gondold végig, hogy

 

  • a folyamataid most alátámasztják-e a stratégiádat?
  • hatékonyan működtethetőek-e?

 

Ha bármelyik kérdésre NEM a válasz, akkor nagyon gyorsan kezdj neki a munkának, mert

 

PÉNZT DOBSZ KI AZ ABLAKON!!!

 

Bízom benne, hogy neked sincs egyetlen fillérnyi kidobnivaló pénzed – különösen azok után, hogy minden egyes ilyen fillérért neked kellett megdolgoznod. Ha ebből a szemszögből nézed, akkor nagyon is megéri a folyamatok szemmel tartása.

 

Csengő kasszát és sikeres vállalkozást!

 

🙂 Csilla 🙂
error
Posted on: 2019-03-21, by :

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

Ez a weboldal az Akismet szolgáltatását használja a spam kiszűrésére. Tudjunk meg többet arról, hogyan dolgozzák fel a hozzászólásunk adatait..

A honlap sütiket használ a jobb felhasználói élmény érdekében. Elfogadod ezek használatát? További információ

A süti beállítások ennél a honlapnál engedélyezettek a legjobb felhasználói élmény érdekében. Amennyiben a beállítás változtatása nélkül kerül sor a honlap használatára, vagy az "Elfogadás" gombra kattintasz, azzal elfogadod a sütik használatát.

Bezárás