A folyamatszervezés csodája – hogyan csináld jól?

A folyamatszervezés nemcsak a tanácsadók trükkje - de megvannak a maga praktikái, ha jól akarod csinálni.

A folyamatszervezés vállalkozásfejlesztők gyakori varázsszava. Amikor azonban erre hivatkoznak, a legtöbb vállalkozó úgy is érzi magát, mint aki valami hókuszpókuszba keveredett: nem igazán értik, hogy mire gondolt a költő, pontosabban a tanácsadó. Azt látják, hogy a tanácsadó mindenféle terveket gyárt arra, hogy hogyan dolgozzanak – de nem érti, miért. Hiszen ezt ő magától is tudja, ez neki a fejében van! Majdnem. Mutatom a különbséget.

 

 

Folyamatszervezés – vajon mi?

 

A folyamatszervezés előzőekben felvázolt lefolyásának ezek után két lehetséges lezárása van:

 

  1. a vállalkozó és a tanácsadó jól összevesznek – de legalábbis elválnak útjaik, mert képtelenek megérteni egymást.
  2. a tanácsadó számol – és megmutatja, hogy az általa tervezett folyamat és a vállalkozó által – sokszor fejből – üzemeltetett, de legalábbis megszokott folyamat között mi a különbség. Na meg kiszámolja, hogy a kettő közötti különbség pénzben kifejezve mit jelent a vállalkozónak.

 

Talán nem titok, hogy én a kettő közül az utóbbinak vagyok a híve. Egyrészt, mert ha a folyamatok átszervezése, újratervezése után lelépek, akkor azt a folyamatot az ügyfélnek kell tudnia tovább vinnie, üzemeltetnie. Ez pedig nem fog menni anélkül, hogy a vállalkozó ne értené, mi hogyan van. Másrészt anélkül sem fog menni, hogy a vállalkozó ne értené, hogy a folyamatszervezés során mi MIÉRT van úgy, ahogyan. Ezt pedig semmi mással nem lehet bebizonyítani, mint azzal, hogy mennyibe kerül a vállalkozónak, ha minden marad a régiben.

 

Folyamatszervezés – hogyan jó csinálni?

 

A folyamatszervezés kiinduló pontja nem az, hogy minden folyamatot, azon belül pedig minden lépést, munkafázist apróra kidolgozol. Az már csak következmény.

 

A folyamatszervezés onnan indul, hogy stratégiát készítesz.

 

Igen, jól olvasod. És nem, nem azért olvasod ezt, mert nekem ez becsípődött, és mindenre ezt mondom. (Amúgy tényleg ezt mondom minden tervezési munka előtt, hogy a startégia az előzmény.) Merthogy az nem véletlen, hogy minden tervezési meló kiinduló pontjaként a stratégiát emlegetem.

 

A stratégia az a hosszú távú elképzelés, ami a céljaidat rögzíti. Ha ezeket a célokat el is akarod érni, akkor mindennek, és szó szerint értsd, hogy mindennek abba az irányba kell mutatnia. Az üzleti modellednek, az üzleti tervednek, a tevékenységednek – és igen, a folyamataidnak is.

 

A folyamatszervezés nemcsak a tanácsadók trükkje - de megvannak a maga praktikái, ha jól akarod csinálni.
A folyamatszervezés nemcsak a tanácsadók trükkje – de megvannak a maga praktikái, ha jól akarod csinálni.

 

A folyamatszervezés első lépése

 

Éppen ezért az első lépés az, hogy előveszed a stratégiádat, és a legfontosabb céljaidat külön ki is jegyzeteled. Aztán előveszed az üzleti tervedet, amiben már számok is vannak. És most indul a mandula.

 

Ezen számok alapján már meg lehet határozni olyan mutatószámokat, amelyek mérésével követni lehet a céljaid megvalósulását.

 

Ezeket a mutatószámokat úgy őrizd, mint a szemed világát! Ezeket kell majd ugyanis mérned – és ehhez az kell majd, hogy a folyamataidba be legyen építve az ellenőrzés, illetve az ehhez szükséges több mérési pont is.

 

A második lépés

 

A stratégia, azon belül is az üzleti modell arra is jó, hogy látszódjanak a célok eléréséhez szükséges tevékenységek, és az azokat működtető folyamatok csírái.

 

Sőt ennél jóval több is látszik: a tevékenységek, folyamatok közötti összefüggések is. (Legalábbis nagy vonalakban.)

 

Ezért most van itt az ideje, hogy a stratégiádban, üzleti modelledben vázolt tevékenységek alapján felrajzold a főbb folyamatok térképét. Igen, ez egy térkép lesz, mert nemcsak a folyamatok szerepelnek majd benne, hanem az is, hogy mely más tevékenységekkel, folyamatokkal áll fenn egy-egy konkrét esetben összefüggés. Ha ezt felrajzolod, az kiad egy hálózatot. A folyamataid alapjának hálózatát.

 

Harmadik lépés

 

A folyamatszervezés harmadik lépése az, hogy ezt a hálót kezded el apróra kidolgozni. Nyugodtan cizelláld, most van alkalmad megálmodni akár azt is, hogy a stratégiai távolban hogyan fog működni a céged.

 

Ez nemcsak azért jó, mert a jövőbe látás kétes képességének illúzióját adja, és nemcsak azért, mert ahogy papíron már látod a vállalkozásod jövőjét, levakarhatatlan lesz az arcodról a vigyor. Hanem azért is, mert ha apróra tudod, mit kell elérni, akkor sokkal célirányosabban tudod az erőforrásokat a cél elérésére koncentrálni.

 

Ha már “látod a jövőt”, akkor elkezdheted a szépen felépített folyamataidat a maguk összetettségében, összefüggéseiben visszafejteni. Pontosabban egyszerűsíteni. Egészen addig, amíg

 

  1. megszabadulsz a feleslegtől – ez lényeges, mert a folyamataidnak gazdaságosaknak kell lenniük. Ki kell tehát küszöbölni a felesleget, a párhuzamosságokat, a célok szempontjából értelmetlen lépéseket – és csak az maradhat, ami mindenképpen szükséges ahhoz, hogy a folyamataid eredménye a vevőid számára megígért színvonalú terméket és szolgáltatást tudd biztosítani.
  2. el nem jutsz addig az állapotig, amellyel most működtetni tudod a vállalkozásodat. Vagyis megérkezel a jövőből a jelenbe.

 

És persze ne felejtsd el az első lépésben meghatározott mérőszámokat sem. Építsd be a folyamatokba azokat az ellenőrzési módszereket és pontokat, amelyekkel és ahol a mérést el tudod végezni, és vissza is tudsz csatolni, ha a mérőszámok alapján korrekció szükséges.

 

Az utolsó lépés

 

A folyamatszervezés utolsó pontja, hogy mindezt lefordítsd a valóságra. Ez pedig elsősorban azt jelenti, hogy a folyamatok és kapcsolódásaik, ellenőrzése és visszacsatolása alapján munka- és felelősségi köröket határozol meg.

 

A munka- és felelősségi körök meghatározását akkor is csináld meg, ha még egyedül vagy a cégedben. Mert most még ugyan magad vagy, de a stratégiád szerint valószínűleg nem lesz ez mindig így. Ezért ha

 

  • új beszállítód,
  • vagy alvállalkozót,
  • netán új alkalmazottat szerződtetsz,

 

akkor már ott lesz a kezedben mindaz, amit beilleszthetsz egy brief-be, ajánlatkérésbe, vagy éppen munkaszerződésbe, illetve munkaköri leírásba.

 

Mert a folyamataid akkor lesznek teljesek és működőek, ha van ember, aki azokat pont úgy meg is csinálja, ahogyan azok a te stratégiai céljaid megvalósítását szolgálják. Egy szóval: dolgozd ki a betanítás folyamatát is. 🙂

 

A folyamatszervezés hibái

 

A folyamatszervezés leggyakoribb hibáit pillanatokon belül olvashatod. Most annyit bocsátanék előre, hogy ha lehet, ezeket ne kövesd el. Egyszerűen azért, mert pénzbe kerülnek. Vagy azért, mert felesleges többletkiadást okoznak, vagy azért, mert nem lesznek elég hatékonyak ahhoz, hogy minden lehetséges bevételt megtermeljenek neked. (Ergo az elmaradt bevételek lesznek a pénzügyi károd.)

 

A folyamatszervezés első bakija

 

Az első leggyakoribb hiba a folyamatszervezésben, hogy nincs szervezés. Valami magától kialakul a gyakorlatban – és aztán az megkövesedik.

 

A tervezés teljes hiánya nemcsak azért probléma, mert én rosszul leszek tőle. Sokkal nagyobb baj az, hogy még csak sejtésed sincs róla, hogy az, amit csináltok, jó-e, jól működik-e. Honnan  is tudhatnád, ha nincs ellenőrizve? Ha nincs mérve? Ha soha nem számoltál még utána, hogy lehetne-e ezt jobban, olcsóbban?

 

Fontos: attól, hogy valami működik, még nem biztos, hogy jól is működik. Maximum gyakorlottak vagytok a rossz megoldás kivitelezésében. Click To Tweet

 

A második leggyakoribb baki

 

A folyamatszervezés második legnagyobb hibája, amikor a folyamatot toldozzuk-foldozzuk, de a folyamat lényege érintetlen marad.

 

Ez az, amit szebben nem lehet megfogalmazni, mint hogy jó eséllyel aranyport szórunk a sz@rra. Click To Tweet

 

Az aranypor ugyanis elfedi azt, hogy a felszín alatt minden vacak. Ennek legjellemzőbb megnyilvánulása az, amikor adott egy évek óta működő, és többé-kevésbé még mindig fenntartható, de egyébként a legtöbb ponton javítható folyamat, amit aztán a modernizáció jegyében automatizálnak.

 

Ilyenkor mindig jön a csodálkozás, hogy az automatizáció után sem javul semmit a helyzet. (Sőt az elején, amíg mindenki át nem áll az új módszerre, visszaesés tapasztalható a teljesítményekben.) Pedig nincs semmi csodálkozni való: egy vacak folyamat automatizálva is csak vacak lesz.

 

A harmadik leggyakoribb hiba

 

A folyamat nagyszerű. Papíron. Csak éppen az emberek, akiknek meg kellene valósítaniuk, nem értik, mi ez, és nekik mi a dolguk.

 

A probléma oka alapvetően több szinten is jelentkezhet:

 

  • a résztvevők nincsenek rendesen betanítva a munka elvégzésére
  • a résztvevők nem látnak tovább az orruknál – csak a saját feladatkörüket látják. Azt már viszont nem, hogy hol kapcsolódnak mások munkájához, illetve mit okoznak a szervezet más részein azzal, ha ők nem, nem jól, vagy nem időben végzik el a dolgukat.
  • a résztvevők nincsenek tisztában a hatáskörükkel – így aztán várják a főnököt, hogy majd ő rendet tesz, esetleg meg is oldja még az ő dolgukat is. Jellemző tünet ilyenkor, hogy megy az egymásra mutogatás.
  • a résztvevők nem értik, miért kell a munkájukat úgy csinálniuk, ahogyan azt elvárják tőlük – nem látják a nagy egészet, a szervezeti célokat, azokkal nem tudnak azonosulni, nincs a célok elérésében személyes érdekeltségük.
  • a vezetők sem értik a lényeget – ez nagyobb szervezetben gyakrabban fordul elő, ahol a középszint csak a favágó melót tudja éppen ezért megoldani. Az igazi gáz akkor van, ha a cégvezető sincs igazából ezzel a tisztában – vagyis a stratégia nála maximum a küldetés homályos megfogalmazásában merül ki. (Ezzel hogy a bánatban azonosulhatnának a munkatársak? Mi kellene, hogy motiválja őket, ha a cégvezető sem tudja, merre van az arra?)

 

A lényeg: a harmadik baki nem biztos, hogy csak operatív probléma – sok esetben akár stratégiai szintű gubancot is jelezhet.

 

A folyamatszervezés – ha jól akarod csinálni

 

Ha tényleg jól akarod csinálni a folyamataid megtervezését, szervezését, akkor légy alapos. Az itt leírt néhány pontot mindenképpen kövesd – de azt azért érzed te is, hogy ez eléggé elnagyolt. És nem azért, mert titkolózom, vagy nem akarok elég konkrét lenni. Hanem azért, mert nem tudok egy cikkben ennél konkrétabb lenni úgy, hogy általános tanácsokat adjak.

 

Tudom, ez is visszatérő vesszőparipám, de minden cég más, egyedi. És nemcsak a cég egyedi, hanem az is, aki vezeti. A célokról, és az ebből levezethető stratégiáról nem is beszélve.

 

Szóval ha igazán jól akarod csinálni, akkor erre mind tekintettel vagy a tervezésnél. Vagy segítséget kérsz, ha mégis úgy érzed, nem bírsz el vele magad.

 

Akármelyiket is választod, egyben biztos lehetsz: folyamatot tervezni márpedig muszáj.

 

Csengő kasszát és sikeres vállalkozást! 

 

🙂 Csilla 🙂 

error
Posted on: 2019-09-27, by :

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

Ez a weboldal az Akismet szolgáltatását használja a spam kiszűrésére. Tudjunk meg többet arról, hogyan dolgozzák fel a hozzászólásunk adatait..

A honlap sütiket használ a jobb felhasználói élmény érdekében. Elfogadod ezek használatát? További információ

A süti beállítások ennél a honlapnál engedélyezettek a legjobb felhasználói élmény érdekében. Amennyiben a beállítás változtatása nélkül kerül sor a honlap használatára, vagy az "Elfogadás" gombra kattintasz, azzal elfogadod a sütik használatát.

Bezárás